De fusie van 26 korpsen tot de Nationale Politie vroeg om een andere werkwijze voor de organisatie met meer dan 65.000 medewerkers. Van Aetsveld hielp hen met de vorming van een samenwerkingsverband na de fusie. Aan ons de taak om te zorgen dat termen als professionele ruimte en contextgericht werken ingebed werden in een hiërarchische, command-and-control gedreven organisatie. Centraal hierin staat het nieuwe samenwerkingsplatform Agora. In dit blog nemen we je mee in de uitdagingen waar dit project voor kwam te staan.

Een ICT-middel als katalysator van verandering

Bij een fusie lever je altijd iets in. Een stukje eigenheid, identiteit en soms ook de manier waarop je werkt. Dit was precies de uitdaging waar Project Agora mee geconfronteerd werd. Initieel startte het als vernieuwing van samenwerkingsvoorziening, maar het effect bleek vooral in de organisatie te liggen: van samen werken naar samenwerken. Met Agora richten agenten de voorziening in naar de context van hun werk en bepalen ze zelf welke informatie belangrijk is om te delen.

Openstaan voor nieuwe werkwijzen

Om te weten waarom dit een enorme omschakeling was, is het belangrijk te begrijpen hoe de politieorganisatie in elkaar zit. Het politiewerk start in basisteams. Die teams voeren al het politiewerk uit. Samen vormen ze het fundament van het politiewerk . En dekken ze de geografische kaart van Nederland. De basisteams schalen naar behoefte op tot (inter)nationaal niveau. Dat is nieuw en vraagt om het loslaten van oude werkwijzen en adopteren van nieuwe, nationale, werkprocessen. Opschalen vereist samenwerking, een competentie die tussen de oude korpsen nauwelijks bestond.

De Nationale Politie is de grootste fusieorganisatie in ons land. Het uitvoerende werk, het blauw op straat, is georganiseerd in 168 basisteams die heel Nederland dekken. Zij voeren samen het werk 24/7 uit. Voor een agent maakt het niet meer uit waar hij zijn werk uitvoert. Oude grenzen tussen korpsen zijn dus verdwenen. Dit betekent een verandering van werkwijze, samenwerking, organisatie en aansturing.

De hark versus de nieuwe wereld

Na de fusie pakten we het samenwerkingsverband in eerste instantie aan de hand van de organisatiestructuur aan. We kwamen echter er al snel achter dat het werk zich niet eenvoudig laat vangen in een model. De maatschappij acteert niet naar de hokjes waarin zij is georganiseerd. Het digitale platform SharePoint bleek de ideale manier om in te spelen op die dynamiek en samenwerking te stimuleren. Zo werd project Agora een middel dat beschikbaar is voor iedereen.

De context van het werk bepaalt wie er wanneer samenwerkt. Dat komt vaak niet overeen met de grenzen tussen afdelingen in de ‘hark’ van de organisatie.

Een beroep doen op collegialiteit

In het nieuwe samenwerkingsplatform staan agenten zelf aan het roer en bepalen ze wat nodig en nuttig is. Ze versterken de onderlinge samenwerking en delen kennis en informatie. Waar de informatievoorziening vroeger in hiërarchische lijnen liep en verzandde, vraagt nu een collega direct om hulp in het systeem. Dat werkt zo: een wijkagent weet wat er in zijn buurt speelt. Hij deelt dit via SharePoint met collega’s en vraagt hen extra alert te zijn. Wie wil er nou geen collega uit de brand helpen?

Kortom: Agora speelt in op een procesbenadering. De context van het werk is leidend voor met wie er wanneer wordt samengewerkt. Dat komt vaak niet overeen met de traditionele grenzen tussen afdelingen in de ‘hark’. De informatie is voortaan mobiel op straat beschikbaar om het werk beter en efficiënter te doen. Daarmee wordt Nederland veiliger.

Het oud-Griekse woord Agora betekent marktplaats. Het nieuwe digitale platform biedt dan ook vele markten. Hierin zijn niet de oude vertrouwde organisatieharken leidend, maar individuen met een initiatief. Vanwege de dynamiek van het politiewerk is de structuur ondergeschikt gemaakt aan de samenwerking. Dat is wennen, want hoe vindt de agent zijn weg en waar kan hij zich aansluiten?

Een portal voor de basisteams

Een basisteam startte een omgeving die zich direct richtte op de gewenste en noodzakelijke functionaliteiten voor agenten op straat. Andere teams sloten zich daarbij aan. De vraag van collega’s uit de operatie was leidend. Zo ontstond een overdraagbare standaard die gedragen werd door alle aangesloten teams. Als iets niet wordt gebruikt, gaat het weer weg. Het aantal aanvragen van teams die zich wilden aansluiten was overweldigend. Hiermee ontstond een portaal voor de basisteams dat de juiste informatie in de juiste context van het werk beschikbaar stelt.

90% van de teams is actief op Agora

Politie-informatie valt onder strikte wetgeving. Daarom zorgden we samen met de eerste teams en het privacyplatform eerst voor een veilige en betrouwbare oplossing. Informatie komt zoveel mogelijk uit bronsystemen, verdwijnt als het niet meer nodig is en wordt alleen gedeeld met geautoriseerde collega’s. Nadat de eerste hordes waren genomen, ging het snel: begin 2017 is 90% van alle teams actief op Agora. Daarvoor was geen implementatie- of organisatieplan nodig. Teams helpen teams en collega’s helpen collega’s. Zo doen ze dat in de operatie.

Doordat het systeem breed gedragen werd, leerden de teams snel waar behoefte aan was. Dat stelde de collega’s van ICT in staat om gericht tweewekelijkse oplossingen te leveren die direct in de praktijk gebracht werden. Op verzoek maakten zij bijvoorbeeld een mobiele app om foto’s van ‘veelplegers’ te delen en ontwikkelden ze oplossingen om Twitter, Facebook en kaarten met hotspots toegankelijk te maken.

Compliance versus snelheid

Initieel bestond de angst dat voortgang en ontwikkeling belemmerd zouden worden door compliance issues. Hoe ga je om met naleving van de Wet politiegegevens, terwijl je toch snelheid wil blijven maken? Compliance legt je aan banden, bepaalt je speelruimte en vraagt om risicobeheersing. Voor de politie is legitimiteit van handelen essentieel. Dit aspect zorgde voor en tijdens de realisatie tot buikpijn bij de opdrachtgevers. In de dagelijkse praktijk bleek het echter juist een hefboom.

Een verschuiving van verantwoordelijkheid

Traditionele systemen timmert men vooraf dicht om te zorgen dat alles compliant verloopt. Op Agora kan dit niet en is de gebruiker zelf verantwoordelijk. Daardoor ontstaat een gesprek over hoe, wanneer en waarom hij gegevens vastlegt. Uitgebreid overleg met privacyfunctionarissen en informatie-experts leidde tot aanbevelingen over ‘bedrijfsregels’ die van toepassing zijn op de informatie. Omdat deze gekoppeld zijn aan wettelijke bepalingen, zijn er relatief weinig regels nodig. En het bleek dat het automatiseren van die regels niet complex was.

Leren vanuit ervaring

Als er een nieuwe wens ontstaat, bespreekt het team die direct met de privacyfunctionarissen. Daarbij geven de agenten zelf aan wat de context en waarde is. Als dat niet direct duidelijk is, gaan ze met een snelle test op zoek naar het gebruik: leren door ervaring dus. Om dan door te stappen naar standaardisatie. Waar mogelijk gekoppeld aan bestaande regels; daarmee bereiken we snelheid en compliance.

APM helpt bedrijven de aansluiting te vinden tussen traditionele organisatievormen en de nieuwe wereld.

Neem contact op

Bekijk hier het verslag van de presentatie (video).