Agile (is a) musthave(s) 

Veranderingsprocessen dragen precisie, aandacht en moeilijkheden met zich mee. Verandering is moeilijk, zeker wanneer werknemers erg vertrouwd zijn met hun traditionele werkwijze. Ontwikkelingsprocessen binnen bedrijven kunnen tegenwoordig door een andere aanpak efficiënter. Agile werken is hiervan een mooi voorbeeld. Een goede voorbereiding is daarbij van zeer groot belang. Ook de rol van projectmanager verandert daarin mee.

Van traditioneel naar…
Eén van onze projectmanagers heeft een dienstverlener, in de finance, bijgestaan bij een overstap van een traditionele omgeving naar volledig werken in de Cloud. Binnen een korte periode moest een volledig nieuw online werkplatform worden ontwikkeld. Voor werknemers brengt dit een heel nieuwe manier van werken met zich mee. De projectmanager koos voor een Agile/Scrum aanpak, wat in deze traditionele ontwikkelomgeving nog niet eerder gebruikt werd.

Scrummen volgens de regels…
Om deze verandering, met behulp van scrum, effectief te laten verlopen, heeft onze projectmanager zorgvuldig een team van negen leden samengesteld en een scrummaster en productowner aangesteld. Een goed geformeerd team is cruciaal voor het welslagen. Hij heeft daarvoor tal van intakegesprekken gevoerd. Hij lette daarbij op competenties, diversiteit, communicatievaardigheden en de houding tegenover agile werken. Ook moest er voor een ruimte worden gezorgd waarin het team terecht zou kunnen om hun activiteiten zo goed mogelijk te kunnen volbrengen. Een ruimte waar de sprints, standup meetings, reviews en retrospectives plaats konden vinden én waar ruimte was voor het creëren van rapportages, product- en sprintlogs en het scrumboard.

Maar dan…
Een positief resultaat bleef echter uit. De gebruikersorganisatie was er niet klaar voor. Zij moesten een andere  manier van werken adopteren. Onze projectmanager heeft daarop samen met de organisatie een zogenoemd ‘veranderplan’ opgesteld. Daarin is het (project-)resultaat vormgegeven en beschreven hoe de baten in de organisatie worden geborgd en verankerd.

Ons advies is om, al of niet als projectmanager, geruime tijd voor de start van de sprints, in samenspraak met de leverancier, beslissers en gebruikers, afspraken te maken. Transparantie is een kernwoord in dit proces; wees duidelijk en begripvol naar betrokkenen, om weerstand te beperken. Regel autorisaties voor alle scrumparticipanten, informatieverschaffing aan toekomstige gebruikers en aan degenen die verantwoordelijk zijn tijdens en na voltooiing van het project.

Tot slot…

Nadat het proces eenmaal op gang was door bovenstaande ontwikkelingen, heeft onze projectmanager zijn aandacht kunnen verleggen naar de vorderingen van het veranderingsproces zelf. Het bleek moeilijk om medewerkers binnen de traditionele ontwikkelorganisatie, waarbij zoeken naar consensus voor de hand ligt, snelle beslissingen te laten nemen. Zijn rol, als projectmanager, werd meer en  meer interpersoonlijk door het bieden van ondersteuning en het stimuleren van zelforganisatie.

Met een goede en gedegen voorbereiding zal uiteindelijk het agile werken, in de meeste organisaties, de traditionele manier van werken vervangen. Met bovenstaande musthaves kan Agile werken ook binnen een (nog) traditionele ontwikkelomgeving de musthave worden.

Wilt u meer informatie bel dan Michel Munier 06 508 557 89 of stuur een email: michel.munier@apmsupport.nl