Agile tips voor als je project lijkt op het coachen van de F-pupillen.

Topprioriteit voor een integrale uitdaging!

Dat kan jij er wel even bij doen, zei mijn manager. Iedereen wil dat we voor 25 mei  gaan voldoen aan de AVG-richtlijnen. Het project heeft topprioriteit. Bovendien heb je met systemen te maken die voor 80% door ervaren Agile teams onderhouden worden. De richtlijnen zijn al lang bekend bij de Product Owners. En die hebben ze ongetwijfeld allang uitgewerkt en met de juiste prioriteit op hun backlogs gezet. Je hoeft alleen maar de vinger aan de pols te houden. Het zou me eigenlijk niet verbazen als ze het al bijna af hebben. Had ik toen maar onderstaande Agile tip gehad…

Deadline gehaald, maar wat begonnen we dramatisch

Zo, het is 25 mei 2018 en het is gelukt om op tijd aan alle voorwaarden van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Ik ben aan vakantie toe. Zeker de complete ontsporing aan het begin heeft veel energie gekost. Ik dacht dat ik coach was bij de F5. Verwacht je dat er goede afspraken zijn gemaakt, is direct na het eerste fluitsignaal alles vergeten en alles anders. De verdediging luistert alleen nog maar naar de aanwijzingen van de fanatieke ouders. De aanvallers staan verbaasd te kijken dat er ook jongetjes met een ander shirt in het veld lopen. De keeper staat gefascineerd naar het overkomende vliegtuig te kijken.

Bijna net zo chaotisch als voetbal op de zaterdagochtend

Ik ging nog meer mijn best doen vanaf de zijlijn en probeerde al heen en weer rennend iedereen in het gareel te krijgen. Het werd alleen maar chaotischer. Helemaal niet zo erg op de zaterdagochtend, maar erg frustrerend als dit je overkomt terwijl jij een belangrijke uitdaging op tijd moet realiseren.

Faalfactoren

Achteraf is het best wonderlijk om te zien hoe een relatief eenvoudige Agile Delivery kan ontsporen, terwijl alles met de beste bedoelingen werd aangepakt. Mijn naïeve start, zij-sturing en een control reflex waren de belangrijkste faalfactoren.

Naïeve start: Prioriteit verdwijnt als sneeuw voor de zon

Ik stond al snel op de agenda van het architecten overleg. Mijn urgentie boodschap leidde tot het aanbod om, als service voor de teams, een ontwerp te maken. Alle oplossingen beschreven en opgedeeld in kleine pakketten. Ik hoor mezelf nog zeggen “Doe maar, het klinkt goed”. Helaas liep deze actie vertraging op en werd het ontwerp niet als service gezien, waardoor de topprioriteit als sneeuw voor de zon verdween. Hoe naïef kon ik zijn?

Zij-sturing: Afhankelijkheden van andere systemen

Toen het ontwerp er eindelijk was bleken er allerlei nog niet bekende afhankelijkheden te zijn ontstaan met andere systemen. Daar sprong ik direct actiegericht bovenop en probeerde met wat druk en veel charme aandacht bij die teams te krijgen. Na drie weken goedbedoelde “sturing vanaf de zijlijn” had ik de chaos alleen maar groter gemaakt.

Control reflex: vol bij de managers de druk erop zetten

In overleg met mijn opdrachtgever werden toen alle betrokken managers bij elkaar geroepen. De Compliance Officer presenteerde “de impact van het niet tijdig halen van de AVG-voorwaarden”. De Algemeen Directeur verkondigde dat “niet op tijd zijn” persoonlijke consequenties zou gaan hebben. En om de druk compleet te maken gaf hij mij “alle bevoegdheden” om dit varkentje te wassen.

Hulp nodig?

Na de meeting kwam eén van de scrum masters naar me toe. “Hulp nodig? Zullen we samen eens kijken wie we gaan betrekken”? Dit zorgde voor een ommekeer en uiteindelijk is het gelukt om op tijd klaar te zijn.

Agile tips voor deze situatie

Gisteren heb ik met alle betrokkenen het hele traject geëvalueerd. Benieuwd naar onze tips voor het aanpakken van integrale uitdagingen?

Agile tip 1: De rol van resultatenregisseur

Benoem zodra er een integrale uitdaging (b.v. als de AVG) op de agenda staat direct iemand met ervaring in de rol van resultatenregisseur. Integrale uitdagingen, die dwars door alle projecten en over meerdere teams gaan lopen zijn van nature al gecompliceerd om te realiseren. Al was het maar omdat ze vaak klinken als “als we niet, dan…” en moeten opboksen tegen initiatieven die “positieve” klant impact leveren. Regisseren is de term die goed weergeeft hoe zo iemand werkt. Wel op tijd het resultaat neerzetten, maar vooral anderen laten schitteren en blijven zoeken naar samenwerking en oplossingen.

Focus op het einddoel

Hoe een regisseur dat doet? Altijd focus houden op het einddoel. De slaag- en faalfactoren van de delivery organisatie kennen, respecteren en positief kunnen beïnvloeden. Helder en belangeloos uitleggen wat de uitdaging is. Ruimte geven om te stapelen met andere belangen. Constant alert zijn en breed faciliteren en zo de vaart erin houden. Dat vraagt nogal wat van iemands capaciteiten. Overzicht hebben en houden, onder druk blijven vertrouwen op samenwerking, obstakels voorzien en proactief acteren, om maar een paar speciale te noemen.

Agile tip 2: Speel het spel met de professionals

Zorg dat het spel (door de spelers) gespeeld blijft worden. Het gebruik van macht en druk werkt vaak averechts in dit soort projecten. Het spel wordt nou eenmaal gespeeld doordat de “eigenaren” zeggen wat ze willen bereiken. En de professionals zorgen dat dit zo snel mogelijk gerealiseerd wordt. Dat betekent het probleem op de juiste plek neerleggen en zorgen dat de professionals de tijdige oplossingen verzinnen en realiseren. Dat is het spel en zo zijn de spelregels.

Neem verantwoordelijkheid en toon initiatief

Zorg wel dat als je uitdaging “lastig, vervelend en noodzakelijk” klinkt je dit ombuigt naar “uitdagend, puzzel en strikje voor ons product”. Realiseer je dat door “jouw” uitdaging andere prioriteiten niet of later gerealiseerd gaan worden. Neem daar verantwoordelijkheid voor en toon initiatief. Al was het alleen maar om te zorgen dat de volgende AVG-achtige uitdaging weer in samenwerking wordt opgepakt.

Agile tip 3: Gebruik de creativiteit en vindingrijkheid van de professionals

Gebruik als het spannend wordt toch als eerste de creativiteit en vindingrijkheid van de professionals. Belangrijke deadlines, investeerders die blijven hameren op rendement of hoge werkdruk omdat een marktintroductie al is aangekondigd horen bij de realiteit. Logisch dat dan ook de control reflex snel weer de kop opsteekt. Als regisseur moet je dan zelf schitteren door te zorgen dat men je voldoende blijft vertrouwen, terwijl je zelf veel vertrouwen geeft. Blijf vertrouwen op het vermogen op de werkvloer om oplossingen te vinden. Alles wat jij voor ze verzint is vaak vertragend, weggegooid geld en werkt zelfs averechts. Geef hoogstens ruimte en faciliteiten.

Ondersteuning en vertrouwen geven

Het kan wellicht comfortabel voelen om er daarna bovenop te zitten zodat je op het minste of geringste kunt reageren, zeker als je dagelijks over de voortgang aan de top moet rapporteren. Zorg dan liever voor iets wat stimulerend werkt. Belangstelling bij demo’s, helpen oplossen van een lang voortslepend impediment of, lekker ouderwets, bier en bitterballen.

Meer weten?

Wil jij ontdekken hoe je integrale uitdagingen, vergelijkbaar met de AVG, met energie en motivatie door jouw hybride of Agile organisatie loodst? Wil jij meer weten over resultatenregisseren of geholpen worden bij je ontwikkelvraagstukken met bijvoorbeeld een kenniscafé of een proeverij? Neem contact op met onze consultants Jens Caljé of Hans Rozemuller of met Michel Munier van onze Academy.