In het vorige artikel benadrukte ik de rol van de projectmanager tijdens het voortraject bij een Agile/Scrum aanpak in een omgeving waar men gewend is op een traditionele manier te ontwikkelen. Samen met een deel van de organisatie heeft onze projectmanager een zogenoemd  ‘veranderplan’ opgesteld, waarin het (project-)resultaat is vormgegeven en beschreven hoe de baten in de organisatie dienen te worden geborgd. Een probleemloze uitvoering van het project bleek ondanks de goede voorbereiding niet vanzelfsprekend. Het management had niet het vertrouwen dat het resultaat er zou komen en de gebruikers voelden zich te weinig betrokken.

Eerst aandacht naar gehele organisatie…
Voordat de sprints startten heeft onze projectmanager de organisatie geïnformeerd. Hij presenteerde het veranderplan met daarin het beschreven projectresultaat en ook vertelde hij over de “nieuwe” manier van werken, waarbij het resultaat iteratief zou worden ontwikkeld. De reacties waren sterk verdeeld: soms positief, soms kritisch. Afdelingen maakten zich zorgen over het verlies van informatie en documenten. Ook had niet iedereen het vertrouwen dat de “nieuwe” manier van ontwikkelen voordelen had, boven de traditionele aanpak waarbij “iedereen” betrokken is en invloed heeft. Het loslaten van het oude en vertrouwde bleek voor velen een grote verandering.

Een open en transparante houding als boodschapper is hierbij van belang. Door goede voorlichting over de te nemen stappen en het benadrukken van de voordelen wist onze projectmanager medewerkers te overtuigen en kreeg hij het vertrouwen.

Dan naar verschillende afdelingen…
Om de effectiviteit en betrokkenheid van de afdelingen te vergroten bespraken de projectmanager en productowner samen met de gebruikers welke activiteiten zij parallel aan iedere sprint konden uitvoeren. Op een aantal afdelingen werden procedures aangepast met als doel het vereenvoudigen van zoekopdrachten naar documenten. Ook betrok de projectmanager een Office 365 specialist om de (on)mogelijkheden in de nieuwe situatie te door te nemen. De gekozen aanpak vergrootte het draagvlak onder de gebruikers.

en individuele werknemers…
Als gevolg van alle veranderingen groeide vanuit het management behoefte aan grip op het project. De projectmanager heeft dan als belangrijke taak om het vertrouwen en commitment van het management (terug) te winnen. In tegenstelling tot een traditionele aanpak is er geen voortgangsrapportage op basis van tijd en geld. De voortgang wordt bepaald op basis van hetgeen er inmiddels is opgeleverd aan werkend product. Het ontwikkelproces ligt daardoor veel minder vast. Dat neemt niet weg dat er ook bij een agile aanpak behoefte blijft aan controle. En omdat het de eerste keer was in deze organisatie dat er voor een agile/scrum aanpak was gekozen, was er bij het management nog een grotere behoefte aan controle. De projectmanager moest terugvallen op het scrumteam. Het scrumteam dat hij met zorg had samengesteld op basis van hun competenties en motivatie. Als projectmanager kun en moet je dan meer verantwoordelijkheid leggen bij scrumteam.

Tegelijkertijd vraagt een veranderingsproces binnen een organisatie met honderden werknemers om een doortastend en geduldig optreden: doortastendheid omdat zonder lichte dwang snel in oude werkgewoontes wordt teruggevallen; geduld omdat het ‘leren omgaan met nieuwe manieren van werken’ nu eenmaal voor de meesten tijd kost.

Alomvattend
Een vorm van voortgangscontrole blijft nodig om zicht te houden op het eindresultaat en de doelen die de organisatie nastreeft. In deze case was onze projectmanager verantwoordelijk voor het behalen van het eindresultaat voor de geplande einddatum. Hij moest dus blijven toetsen bij het scrumteam of er voldoende progressie was. Toen bleek dat meer tijd nodig was dan de oorspronkelijk geplande einddatum heeft onze projectmanager in samenspraak met de scrummaster gezocht naar oplossingen. De resultaten van eerdere sprints werden meegenomen. Uiteindelijk hebben zij besloten bepaalde voorbereidende activiteiten voor de sprints buiten het scrumteam te plaatsen en door gebruikers te laten uitvoeren. Door deze oplossing is toch de geplande einddatum gehaald.
De projectmanager blijkt uiteindelijk nog steeds een belangrijke rol te hebben. Van een bepalende en alom sturende rol naar een meer faciliterende rol gericht op het creëren van draagvlak en ideale omstandigheden waarin optimaal kan worden gepresteerd. Een eervolle rol, want op deze wijze zal het proces van verandering effectief verlopen!

Wilt u meer informatie bel dan Michel Munier 06 508 557 89 of stuur een email: michel.munier@apmsupport.nl